Аббревиатура БСО расшифровывается как бланк строгой отчетности. Этот документ допускается использовать в расчетных операциях с клиентами при оплате наличными или картой банка. В некоторых случаях ИП и юрлица могут выписывать потребителям услуг бланк вместо кассового чека. Главное отличие от товарного чека в том, что документ формируется после получения денег продавцом.
Базовые принципы и условия использования бланков строгой отчетности регулируются законами РФ. В нормативно-правовом документе № 359 от 06 мая 2008 года установлены правила применения и уничтожения чеков, сфера действия, ответственность за несоблюдение предписаний.
БСО – это законный документ расчета, который выписывает продавец покупателю услуг. Однако замену кассового чека можно использовать только при расчетах с физлицами или ИП. При работе с ООО и другими формами бизнеса ее запрещается применять. Кроме того, бланк имеет ограничения по сферам деятельности. Получить подробную информацию можно в классификаторах услуг «ОКПД 2» и «ОКВЭД 2».
Основные виды документов строгой отчетности
Стандартизированный тип предусмотрен только для нескольких сфер коммерческой деятельности. Все остальные предприниматели вправе сами решать, какой должна быть форма бланка. ИП или юрлицо в этом случае обязуется соблюдать требования закона к содержанию и оформлению официального документа.
Что относится к БСО общепринятой формы:
- Транспортные билеты. Их выдают потребителям услуг, заменяя кассовый чек. Например, при оплате авиационных или железнодорожных перевозок, проезда в общественном транспорте.
- Ломбарды, кинотеатры, музеи. Посетителям выписывают расчет за услуги в виде документа строгой отчетности установленной формы.
- Различные квитанции при провозе багажа и его хранении в специальных пунктах на ж/д и автовокзалах, в отелях.
- Туристические путевки, продажа лотерейных билетов и другие виды деятельности.
Перечень направлений бизнеса, для которых установлены стандартные виды бланков, постоянно меняется. Актуальную информацию можно узнать в общероссийских классификаторах услуг. Предпринимателям со свободной формой нужно прописать все реквизиты с соблюдением норм оформления. Документ следует выпустить в двух частях. Один экземпляр вручается клиенту, а другой остается у продавца для отчета в ИФНС.
БСО в бухгалтерии
Все формы расчетных документов, которые используют ИП или юрлица в коммерческой деятельности, утверждаются в Министерстве Финансов РФ и ГМЭК. Это относится и к бумагам строгой отчетности. Если предприниматель создает документ самостоятельно и хочет использовать его в расчетах с клиентами, необходимо издать Приказ и зарегистрировать форму в ИФНС.
Бухгалтерский учет имеет право работать только с официальными, утвержденными в органах исполнительной власти счетами, актами. Если документ используется только внутри предприятия, то регистрировать его не нужно. В Приказе юрлицо указывает перечень созданных документов и сотрудников, ответственных за ведение отчетов. Такие обязанности возлагаются на бухгалтерию.
Юрлицу или ИП следует сразу утвердить документы свободной формы в ИФНС, если они используются при работе с физлицами. В противном случае налоговая «нагрянет» с аудитом бухгалтерии и наложит штраф за применение незарегистрированных расчетных бумаг.
Нюансы оформления и обязательные реквизиты
Бланки строгой отчетности изготавливают зарегистрированные типографии. Распечатанные на бытовом принтере документы запрещается использовать в расчетах с клиентами и для ведения бухучета. Свободная форма документа имеет ряд обязательных реквизитов. Все остальное предприниматель вносит по своему желанию.
Обязательные поля:
- Название, 6-значный номер, код-серия документа. Номер и серию предприниматель указывает самостоятельно.
- Наименование компании, ФИО предпринимателя.
- ИНН юрлица или ИП. Дополнительно компании указывают адрес исполнительного органа.
- Название услуги, продукции, предмета оплаты.
- Стоимость услуги, товара.
- Сумма, которую вносит покупатель в цифрах и прописью.
- Дата оплаты и формирования расчетного документа.
- Информация о сотруднике, который заполнял форму (подпись, ФИО).
- Печать и подпись юрлица или ИП.
Если юридическое лицо или предприниматель использует утвержденную законом форму, то её следует внести только в учетную политику компании. Регистрировать в Инспекции Федеральной налоговой службы не нужно.
Требования к БСО
Расчетные бумаги, которые выдаются взамен кассового чека, должны соответствовать ряду правил. Несоблюдение порядка изготовления и оформления не позволяет использовать документ в торговле.
Основные требования:
- Бумага изготавливается официальной типографией. Это предусматривает наличие реквизитов, тиража, номера и даты исполнения заказа.
- Расчетный документ состоит из двух частей. Основная передается клиенту после оплаты услуг, корешок остается продавцу для отчета.
Электронная форма выпускается только авторизованными системами. Такие программы обеспечивают высокий уровень защиты, позволяют вести учет расчетов по этим документам в течение пяти лет. Допускается использовать форму без основной части и корешка, если её не удается создать в типографии. В этом случае юрлицо или ИП выдает клиенту оригинал, а себе оставляет копию.
Учет, хранение, выдача и списание
Документы используются в отчетах для налоговых органов. Поэтому нужно четко понимать: как вести бланки, чтобы ИФНС не оштрафовала компанию, предпринимателя. Со всеми нюансами можно ознакомиться в постановлении Правительства №359 от 6 мая 2008 года.
Здесь же мы укажем на основные моменты:
- Для учета и контроля бумаг строгой отчетности заводят отдельную книгу. Все страницы прошивают и заверяют печатью компании, подписями материально-ответственных лиц.
- Реквизиты полученных, использованных документов записывают в книгу учета. Данные допускается вносить в свободной форме. Основной момент здесь – информация об использовании бумаг в денежных расчетах с клиентами.
- Выдачей, составлением отчетов занимается ответственное лицо компании. Если это ИП, то учет может вести и сам предприниматель. В обязанности такого лица входит контроль за использованием, наличием, сдачей, выдачей расчетных бумаг.
- Складировать корешки или копии документов следует в отдельном месте, которое защищено от несанкционированного проникновения.
Период хранения корешков – 5 лет. К списанию и ликвидации бумаг приступают через 1 месяц после обозначенного срока. Этот процесс заносится в специальный акт. Все расчетные документы с истекшим сроком хранения обязательно измельчаются и только потом выбрасываются. Для измельчения можно использовать шредер.
Штраф за невыдачу БСО
Ответственность за непредоставление расчетного документа за купленную услугу равна невыдаче кассового чека. В ИФНС такой факт будет причислен к отказу применять кассу при расчетах с потребителями.
Каким может быть штраф:
- ИП и должностные лица – не менее 10000 рублей. Оштрафовать могут и до половины суммы, которая была оплачена без чека.
- Юрлица – не менее 30000 рублей или размер полной оплаты услуги без чека.
Для предпринимателей и компаний также предусмотрен штраф, если в бумаге не указаны обязательные реквизиты, сумма отличается от полученной, чек распечатан не в типографии или не в авторизованной системе.