Термин «аутсорсинг» переводится с английского языка как «внешний источник». В бизнес-среде он означает передачу некоторых или всех функций компании сторонней фирме. Что такое бухгалтерский аутсорсинг? Это ведение бухучета предприятия сотрудниками специализированной компании. Поводов для передачи прав и обязанностей несколько. Главные – сократить штат с целью экономии бюджета, уменьшить финансовые риски, организовать правильное ведение налогового и бухучета, оптимизировать бизнес-процессы.
К передаче бухгалтерских функций нередко прибегают при открытии филиалов в других городах или странах. Например, французская компания создает филиал в Москве. Особенностей законодательства, налогообложения РФ она не знает, поэтому самостоятельно заниматься отчетностью не может. Лучший вариант в таком случае – доверить ведение бухучета специализированной организации.
Важно понимать разницу между наймом внештатного специалиста и передачей функций внешней компании. В первом случае бухгалтер исполняет эпизодические поручения, во втором – группа специалистов решает регулярные задачи.
Виды бухгалтерского аутсорсинга
Рассмотрим условное подразделение:
- Консультирование. Обычно к такой помощи прибегают, чтобы проконтролировать работу сотрудников предприятия. Консультация эксперта может пригодиться при заключении договоров со специфичными процедурами бухучета. Например, сотрудничество с иностранными компаниями и филиалами. Периодические консультации с экспертами помогают предпринимателям отслеживать нововведения в НК РФ.
- Выборочный. Специалист аутсорсинговой фирмы выполняет часть задач штатного отдела предприятия – составляет и подает декларации в ИФНС, рассчитывает заработную плату, готовит отчетные документы. Частичная передача функций позволяет владельцам бизнеса контролировать все процессы лично. Такая бухгалтерская стратегия используется при сокращении штата или для освобождения сотрудников от рутинных задач.
- Полный. Предполагает полноценное бухгалтерское обслуживание сторонней организацией. Клиент передает все функции и задачи аутсорсеру. В этом случае владелец бизнеса может полностью отказаться от содержания наемных специалистов.
- Учет от лица главного бухгалтера. Специалист получает право подписывать документацию налогового и бухучета. Организация может разрешить сотруднику аутсорсинговой компании визировать отчетные документы. Клиент не работает сам с документацией, что экономит его время. Однако передача права подписи учетных бумаг снижает контроль за деятельностью аутсорсера.
Какой тип бухгалтерского аутсорсинга выбрать? Многое зависит от вида коммерческой деятельности клиента, доходности бизнеса, количества сотрудников в штате, наличия филиалов. Существует и психологический рубеж. Владельцам бизнеса нужно решить – готовы ли они доверить учет документации другой фирме или нет.
Преимущества аутсорсинга и его риски
Делегирование бухучета аутсорсеру имеет выгоды перед содержанием сотрудника в штате или наймом внештатного специалиста:
- Экономия бюджета и зарплатного фонда. Штатный бухгалтер должен иметь оснащенное рабочее место: оргтехнику, ПК с установленными программами для ведения документации и отчетности. Любой софт нужно обновлять, вносить абонентскую плату. Для владельца бизнеса это большие расходы. Сотрудник в штате получает оплату за часы, а не по результатам работы. Собственник бизнеса платит страховые взносы, отпускные, больничные. Специалистам аутсорсинговой фирмы оплачиваются только трудочасы. При этом клиентская компания может вписать затраты на аутсорсера в расходную часть. В среднем экономия от делегирования функций бухотдела сторонней фирме составляет 30%.
- Качество работ. Сотрудники на стабильном окладе часто имеют низкую мотивацию, поэтому не выкладываются на 100%. Плюс отпуска, больничные бухгалтера добавляют владельцу фирмы «головной боли». Приходится быстро искать замену, что не всегда удается. Аутсорсер принимает оплату за результат, поэтому качество работ выше. При этом не возникает форс-мажоров с больничными или отпусками.
- Профессионализм. Аутсорсинговая компания отслеживает изменения в законах, НК РФ и правовых актах. Специалисты хорошо владеют программами бухучета, что помогает правильно вести отчетность. У наемных сотрудников порой нет возможности адекватно справляться с большими объемами задач.
- Ответственность за результат. Сотрудничество аутсорсера и клиентской компании фиксируется договором. В положениях этого документа прописывается ответственность сторон. Например, аутсорсер обязуется возместить вред, причиненный вследствие некачественного выполнения работ, ошибок в учетных документах или нарушений законодательства. Наемный сотрудник не несет такой ответственности, поэтому все риски владелец бизнеса принимает на себя.
- Конфиденциальность. В договоре прописываются условия о сохранении коммерческой тайны и неразглашении закрытой информации. Штатный сотрудник может поделиться данными с конкурентами и не понести за это должной ответственности.
Выгода перехода на аутсорсинг очевидна, но в любом деле есть свои недостатки. Некомпетентность аутсорсера повышает риск потери репутации клиента, утечки важной информации. Могут возникнуть ошибки из-за применения устаревших технологий. Это приведет к несвоевременной реакции на изменения в НК РФ и законодательстве. Чтобы не допустить этого, выбирайте аутсорсера осмотрительно, а при заключении договора учитывайте все плюсы и минусы услуги.
Как перейти на аутсорс бухучета
Приведем пошаговую инструкцию, как подобрать подрядчика и передать ему функции бухгалтера:
- Определите целесообразность привлечения сторонних специалистов. Проведите анализ бизнес-процессов предприятия, фирмы.
- Примите решение о делегировании функций подрядчику. Сравните затраты на содержание штата и стоимость работ аутсорсера. Уточните объемы задач налогового и бухучета. Можно заказывать услуги эпизодически, но наибольшая экономия достигается при регулярном обслуживании.
- Выберите аутсорсера. Оцените репутацию фирмы, опыт работы. Уточните, какие условия прописываются в договоре.
- Заключите договор. Пропишите ответственность сторон, сроки и стоимость работ, условия разрыва контракта, перечень услуг.
Финальный этап – передача бухгалтерии. После заключения договора аутсорсеру передается учетная документация: договоры, акты, трудовые приказы и прочее.
Если вашей организации нужна помощь в ведении бухучета, обращайтесь в «КонсалтГрупп». Мы предоставляем аутсорсинг-услуги в Москве, работаем с малым, средним и крупным бизнесом, индивидуальными предпринимателями. Гарантируем качество работ и соблюдение договорных обязательств.