Ежемесячно страхователи — юридические лица и индивидуальные предприниматели — передают персонифицированные данные о сотрудниках в Пенсионный Фонд или в негосударственные организации. Это нужно для того, чтобы страховщик вел электронный учет накоплений застрахованных лиц, своевременно и в установленном объеме выплачивал им пенсию и социальные пособия.
В этой статье подробно рассмотрим, что такое персонифицированный учет. Какие цели он преследует, как работает эта система и какие сведения о работнике передаются в ПФР или негосударственные фонды. Также рассмотрим, какие предусматриваются штрафы за подачу недостоверных или непредоставление данных о застрахованных работниках.
Персонифицированный учет — это обработка сведений о каждом сотруднике организации, индивидуальном предпринимателе или о лице, которое уплачивает взносы в пенсионный фонд РФ самостоятельно. Собираемая информация служит основанием для расчета пенсионных выплат и всех типов пособий.
Законодательно порядок сбора и ведения учетных данных закрепляется в ФЗ № 27 от 01.04.1996 года. В фонды передаются сведения не только о гражданах России, но и об иностранных подданых, которые временно/постоянно проживают или работают на территории страны.
Задачи персонифицированного учета
Система создавалась со следующими целями:
- Начисление пенсий, социальных выплат застрахованному лицу по итогам трудовой деятельности (стаж, доход, условия труда).
- Контроль достоверности индивидуальных данных о работниках. В задачи учетной системы входят проверка актуальности подаваемой информации о застрахованных лицах — доход, стаж, вредные/опасные условия труда и т.д. От этих данных зависит размер будущей пенсии или социальных выплат.
- Формирование и ведение базы данных о страхователях и застрахованных работниках, расчет суммы взносов.
- Контроль внесения страховых сумм по каждому работнику.
- Упрощение порядка выдачи пенсии/пособий.
Для реализации этих требований каждому участнику открывается лицевой счет, который содержит индивидуальные данные.
Какие сведения учитываются
В базе хранятся данные о ежемесячной/ежеквартальной сумме страховых начислений по каждому участнику, информация о состоянии счета и общем размере пенсионных накоплений. Также фиксируется размер установленной пенсии с учетом трудового стажа и последующих индексаций.
Учитывая важность задачи систематизации этих данных, фонд обязует страхователей передавать следующие сведение о работниках:
- Фамилия Имя Отчество (ФИО) застрахованного лица.
- Данные о рождении и прописке — дата и место рождения.
- СНИЛС.
- Индивидуальный налоговый номер (ИНН).
- Размер дохода за отчетный период. Обычно передаются данные о зарплате, премиях за месяц, квартал, полугодие, год.
- Суммы оплат в пенсионные или негосударственные фонды.
- Стаж застрахованного работника.
Система учета обрабатывает все платежи и выводит общий балл. Когда наступает страховой случай — выход на пенсию, социальная помощь — этот показатель используется при расчете размера выплат.
Принцип работы персонифицированного учета
С базой пенсионного страхования взаимодействуют страховщик (фонд), страхователь (юрлицо, предприниматель с работниками), застрахованное лицо (работник, физлицо).
Порядок ведения учета предусматривает такой алгоритм:
Первый шаг — соискатель при устройстве на работу предъявляет в отдел кадров данные о себе. Это ФИО, сведения о рождении и прописке, медстраховка и другое. Информация подтверждается документально. То есть человек предоставляет копии паспорта и других бумаг, удостоверяющих личность.
Второй шаг — страхователь вносит полученные сведения в свою базу, которая оформляется в цифровом виде и/или на бумаге (архив).
Третий шаг — юрлицо в установленные сроки передает индивидуальные данные о работниках в фонд по месту прописки сотрудников. В документе указываются данные о зарплате, премии и других начислениях за отчетный период.
Четвертый шаг — в пенсионном фонде на основании полученных данных формируется сводная база, которая содержит актуальные сведения о застрахованных работниках. Если наступает страховой случай, то фонд берет данные из базы и высчитывает размер выплат/пособий.
Ответственность
Каждый страхователь обязуется своевременно и в полном объеме подавать данные в фонды о наемных сотрудниках для создания учетной базы. Эта обязанность прописана в ФЗ № 27. Соответственно в КоАП указываются штрафные санкции за нарушения установленных правил.
Если юрлицо или индивидуальный предприниматель не передал данные о застрахованных лицах в фонды или предоставил недостоверную информацию, то на страхователя налагается штраф в размере от 300 до 500 рублей по каждому сотруднику.