Трудовая книжка в электронном формате (ЭТК) создается на каждого работника с 1 января 2020 года. Эту обязанность возложили на работодателей и кадровые службы предприятий. Сведения на каждого сотрудника передаются на серверы ПФР по форме СЗВ-ТД для формирования общей цифровой базы. ЭТК — равносильный аналог версии на бумажном носителе. Если у сотрудника уже был документ на бумаге, он вправе оставить его одновременно с открытием электронного формата. Работодатель в таком случае ведет две трудовые книжки — обычную и цифровую.
Минтруд и Госдума внесли поправки в ряд федеральных законов, регламенты и формы. Чиновники приняли новые правила ведения учета и персонификации сведений о работниках, узаконили статус цифровых данных в ПФР. Также ввели нормы ответственности работодателей за неполноту и недостоверность информации, нарушения сроков предоставления данных. Согласно с ФЗ доработали правила оформления основных форм подачи сведений о сотрудниках.
Состав ЭТК
Электронный документ сохраняет практически всю информацию о трудовой деятельности человека из бумажного варианта книжки:
- Фамилию, имя, отчество;
- Место рабочей деятельности — название компании, организации, ИП;
- Профессиональный статус, должность, квалификация, специальность;
- Даты приема на работу, перевода в другое подразделение, расторжения договора;
- Данные о переквалификации и новой специальности, получении разрядов и прочую информацию, которая влияет на уровень зарплаты/дохода работника;
- Вид деятельности в компании, предприятия;
- Причины расторжения трудового договора с указанием конкретной статьи ТК;
- Данные о невозможности/запрете исполнять должностные обязанности по решению суда.
Чем отличается цифровой формат от бумажного? В ЭТК указывается СНИЛС, посмотреть данные о сотруднике и получить выписку можно в любое время на сервисах фонда или через портал Госуслуг. Документ по форме СТД-ПФР заверяется ЭЦП-подписью и имеет реальную юридическую силу. Бумажный вариант отличается тем, что фиксирует информацию о награждениях сотрудника, а также ряд других важных сведений. Например, вахтовый метод не указывается в новой форме отчета, который отправляет работодатель на сервер ПФР. Эти данные передаются отдельно.
Преимущества электронной трудовой книжки
Цифровизация данных на серверах ПФР в перспективе имеет очевидные плюсы. Рассмотрим, какие улучшения несет переход на электронный формат:
- Комфортный, простой и быстрый доступ к данным. Получить нужную информацию о работнике, стаже, квалификации можно на портале Госуслуг или через онлайн-сервисы пенсионного фонда. Формирование выписки занимает несколько минут. Обычная ТК находится в архиве отдела кадров у работодателя. Чтобы сделать копию с бумажного носителя или получить выписку нужно: подать заявление, дождаться рассмотрения и одобрения (что занимает 2-3 дня).
- Снижение количества ошибок. Преимущество перед бумажной версией — в унифицированной форме отчета СЗВ-ТД. Работодатели четко соблюдают регламент, правила заполнения документа. В противном случае сведения не будут приняты.
- Безопасность данных. Цифровые ячейки пользователей надежно защищаются на сервере фонда, их нельзя потерять (резервное копирование данных), носитель не придет в негодность из-за внешних факторов: влажности, старения, огня и т.д.
- Комфортное начисление пенсий и социальных выплат. Для обработки данных о работниках не нужно документального «бумажного» подтверждения. Все сведения передаются по электронным каналам между ведомствами. Сотруднику не надо тратить личное время, чтобы получить выплаты или оформить пенсию.
- Удаленное трудоустройство. Это преимущество приобретает большую актуальность из-за пандемии коронавируса. Наличие информации о трудовом стаже гражданина РФ в базе пенсионного фонда позволит поступить на работу без личного посещения отдела кадров.
Работники со стажем вправе сделать выбор в пользу привычной книжки, но при этом все сведения с текущего года будут также подаваться в цифровую базу. В чем плюсы бумажного формата? Этот документ учитывает весь стаж, награждения и поощрения работника, сведения о вахтовом методе (если такой период был). В некоторых ситуациях удобнее сохранить старую версию, чтобы не потерять важные данные.
Порядок перехода
Что лучше: электронная трудовая книжка или бумажная? Этот выбор беспокоит сотрудников со стажем. Работодателей же закон обязал в любом случае заводить на работников электронную книжку взамен обычной или дополнительно к ней.
Порядок процедуры:
- Надо уведомить сотрудников в письменном виде о переходе на цифровой документ.
- Получить заявление работников. Сотрудники должны сделать выбор трудовой книжки. Если нужно оставить обычный вариант, следует указать это в заявлении.
- Проверить бланки перехода, чтобы не допускать ошибок/расхождений/утери сведений между бумажным и электронным носителем.
- Подготовить новую отчетность, формы передачи данных.
- Заменить внутрикадровую документацию с обязательной фиксацией нововведений.
- Создать ячейку в цифровой базе — это выполняют сотрудники пенсионного фонда.
Работники должны предоставить заявление в отдел кадров до конца этого года: хотят они вести учет трудового стажа только в цифре или выбирают сохранение привычного варианта. Отказаться от обычного формата в пользу нового можно в любой момент, но вернуть физический документ после отказа будет невозможно.
Нюансы
Что выбрать? Если у работника «за плечами» большой стаж, есть награды, право на досрочную пенсию и другие важные нюансы, лучше оставить и бумажный вариант. Тем более, что некоторые сведения могут отличаться или не учитываться в новом СЗВ-ТД.
Вопрос, какую выбрать книжку, не стоит перед гражданами РФ, которые впервые устраиваются на работу в 2021 году. Они сразу получают ЭТК.
Какая предусмотрена ответственность
К работодателю применяют штрафные санкции за непредоставление данных в указанные сроки, подачу неполных или недостоверных сведений о деятельности застрахованных сотрудников. Возлагается ответственность за задержку в выдаче данных о работнике при его увольнении и за внесение несоответствующей ТК информации о причине расторжения договора.