Постановка на учёт обособленного подразделения
Офис, магазин, склад или другое место работы по адресу, отличному от адреса организации, может образовать обособленное подразделение. Для обычного подразделения, не являющегося филиалом или представительством, применяется постановка на налоговый учёт по сообщению С-09-3-1.
Когда нужна эта услуга
Открывается второй офис или магазин
В другом месте оборудованы стационарные рабочие места. Значение имеют фактические условия работы, а не название помещения в приказе.
Работа по новому адресу уже началась
Компания разместила сотрудников вне своего адреса. Определяются дата создания рабочих мест и необходимость сообщить о подразделении.
Нужно выбрать статус подразделения
Представительские и управленческие функции, полномочия руководителя и налоговые последствия сопоставляются до оформления. Называть любую удалённую площадку филиалом не требуется.
Что входит в работу
Проверка признаков подразделения
Анализ адреса, срока существования рабочих мест, организации труда и контроля работодателя. Отдельно рассматривается дистанционная работа: иной адрес сотрудника не всегда означает созданное работодателем подразделение.
Документы об открытии
Подготовка организационного приказа и сведений о дате, адресе и наименовании подразделения. Проверка, не относит ли устав решение к компетенции участников.
Сообщение в налоговую
Заполнение С-09-3-1 по действующим требованиям, сверка адреса с ГАР и подготовка к подаче в инспекцию по месту нахождения организации.
Дальнейший учёт
Проверка выписки из ЕГРН, ИНН организации и КПП подразделения. Определение отдельных вопросов отчётности, выплат сотрудникам, кассы и обязанностей перед СФР по фактическим полномочиям подразделения.
Состав сопровождения и условия выполнения фиксируем до начала работы.
Что подготовить
Сведения организации
ИНН, КПП головной организации, ОГРН, данные руководителя и налогового органа по месту нахождения.
Данные новой площадки
Полный адрес, документы на помещение, наименование при наличии и дата создания. Если рабочих площадок несколько, сведения готовятся для каждой.
Организация работы
Какие сотрудники и рабочие места размещены, на какой срок, кто управляет работой и выплачивает вознаграждение. Нужны фактические условия, а не только проект приказа.
Дополнительные полномочия
Сведения об отдельном счёте, начислении выплат физическим лицам, кассе и внутреннем распределении обязанностей между головной организацией и подразделением.
Для первого обращения достаточно описать задачу. Копии паспорта и другие личные документы в форме заявки не нужны.
Порядок работы
01Определить налоговый статус
Проверяем территориальную обособленность и наличие стационарных рабочих мест, создаваемых на срок более месяца. Отделяем обычное подразделение от филиала и представительства.
02Зафиксировать создание
Оформляем организационное основание и корректную дату возникновения подразделения. При уже начавшейся работе нельзя искусственно сдвигать дату новым приказом.
03Подготовить сообщение
Вносим данные организации и адрес подразделения в С-09-3-1, проверяем необходимые страницы и подпись уполномоченного лица.
04Направить в инспекцию
Сообщение представляется по месту нахождения организации установленным способом. Сохраняем подтверждение отправки и принятия.
05Проверить постановку на учёт
Сверяем адрес, ИНН и КПП в выписке из ЕГРН, передаём данные бухгалтерии. Отдельно настраиваются обязанности, возникающие из выплат сотрудникам и иных функций.
Месяц на сообщение, отдельный срок на учёт
О создании обычного подразделения сообщают в течение одного месяца. Этот срок исчисляется календарным месяцем. Налоговая постановка на учёт обычно производится в течение пяти рабочих дней со дня получения сообщения.
Что важно учесть
Рабочее место важнее названия
Даже если компания не издала приказ об открытии, фактически оборудованное стационарное рабочее место может образовать подразделение. И наоборот, формальное название не заменяет проверку признаков.
ЕГРЮЛ и устав обычно не меняются
Для обычного подразделения используется налоговое сообщение. Регистрационная форма Р13014 применяется к иным действиям, в частности к сведениям о филиалах и представительствах.
СФР проверяется отдельно
Дополнительные обязанности зависят от наличия счёта, начисления выплат и полномочий подразделения. До начала расчётов с сотрудниками проверяются применимые требования СФР и порядок отчётности.
Частые вопросы
Нужен отдельный ИНН?
Нет. Подразделение не становится самостоятельной организацией; используется ИНН компании и КПП по соответствующему основанию учёта.
Каждый дистанционный сотрудник создаёт подразделение?
Нет, это не автоматическое правило. Анализируются организация рабочего места и контроль работодателя, а также условия трудового договора.
Можно открыть обычное подразделение на УСН?
Само по себе наличие обычного подразделения не равно наличию филиала. Право на режим проверяется по всем условиям, включая фактический статус площадки.
Нужен нотариус для С-09-3-1?
У налогового сообщения свой порядок подписания и представительства. Требования нотариального удостоверения регистрационных заявлений нельзя автоматически переносить на него.